Tilitoimistojen kiireisin aika lähenee samalla kun vuosi lähenee loppuaan. Haluaisitko sinä saada tilinpäätöksen tällä kertaa ajoissa, etkä vasta huhtikuun lopussa viimetipassa? Nyt kannattaa pistää tämä lista korvan taakse ja toimittaa tarvittavat tositteet kirjanpitoon heti vuoden alussa. Näin varmistat, että saat oman tilinpäätöksesi ajoissa, etkä jonon viimeisenä.
Tilinpäätös on erittäin tärkeä yrityksen dokumentti, joka antaa kokonaiskuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja toiminnasta kyseisen tilikauden aikana. Dokumentti on julkinen ja kuka tahansa saa tilattua sen esimerkiksi PRH:lta sen itselleen luettavaksi.
Sitten itse asiaan: mitä taloushallinnon ammattilainen tarvitsee, että tilinpäätös saadaan aikataulussa ja sujuvasti maaliin.
Tässä on lista perusasioista, jotka yritysten on hyvä huolehtia kuntoon ennen tilinpäätöksen tekemistä:
- Varasto
Tilikauden lopussa tulee tehdä varaston inventaario, josta huomioidaan tarvittaessa epäkurantit tuotteet. Myös keskeneräisistä töistä tehdään oma inventaarionsa eli paljonko esimerkiksi keskeneräisiä urakkatöitä on jo tehty, mutta saadaan laskuttaa vasta urakan seuraavan tilikauden aikana valmistuttua.
- Omaisuus, arvopaperit ja sijoitukset
Toimita luettelo yrityksen omaisuudesta, sijoitussalkusta ja arvopapereista tilinpäätöshetken arvojen mukaisena.
- Käteiskassa
Tarkista ja täsmäytä käteiskassa tilinpäätöksen viimeisen päivän mukaisesti.
- Myyntilaskutus
Laskuta kaikki tilikauden aikana tehdyt työt viimeistään tilikauden päättyessä. Vaikka laskujen tekeminen menisikin tammikuun puolelle, muista ilmoittaa kirjanpitäjällesi kaikki tilikaudelle kuuluvat laskut.
- Ostolaskut ja kuitit
Toimita kaikki ostolaskut ja kuitit tilitoimistoon tilinpäätöstä varten. Samalla on hyvä tarkistaa kirjanpitäjältä, onko tilikauden aikana jäänyt puuttuvia tositteita ja alkaa kaivella niitä säilöstä. Viimeisiä laskuja voidaan joutua odottamaan esimerkiksi vakuutusyhtiöiltä helmikuunkin puolelle.
- Matka- ja kululaskut
Varmista, että kaikki tilikauden aikaiset matka- ja kululaskut ovat tehty ja toimitettu kirjanpitoon, vaikka niiden maksut venyisivätkin tulevaisuuteen.
- Velat ja vastuut
Toimita tiedot yrityksen veloista, velkojen muutoksista ja mahdollisista maksujärjestelyistä. Esimerkiksi pankista saldotodistukset vastuineen tilinpäätöshetkeltä.
- Vakuudet ja vastuut
Sisällytä tilinpäätökseen tiedot yrityksen antamista vakuuksista ja muista vastuista.
- Taseen ulkopuoliset erät
Ilmoita tilinpäätöksessä kaikki taseen ulkopuoliset erät, kuten leasingvastuut ja mahdolliset vahingonkorvaukset.
- Osake- ja osakasluettelo
Toimita luettelot osakkeista ja osakkaista tilinpäätöstä varten. Tämä on erityisen tärkeää muistaa, jos muutoksia on tapahtunut tilikauden aikana! Näitä muutoksia ei kirjanpitäjä näe mistään, ellet niistä itse informoi.
- Hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat
Säilytä ja toimita tarvittaessa hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat tilinpäätöstä varten.
Jos aineisto on pitkään puutteellinen, ei kirjanpitäjä kykene tekemään tilinpäätöstä loppuun. Eli mitä nopeammin toivot saavasti tämän prosessin päätökseen, sitä nopeammin kannattaa aineisto kirjanpitäjälle toimittaa.