Taloushallinnon ohjelmistoja on nykyään monenlaisia: löytyy ilmaisia ja maksullisia versioita, yksinyrittäjille omia sovelluksia ja niin edelleen. Vähemmästäkin menee pää pyörälle, kun alkaa asiaa tutkimaan mikä olisi oikea taloushallinnon ohjelmisto, tietämättä, mistä lähtisi liikkeelle.
Tilannetta yrittäjän näkökulmasta vaikeuttaa vielä se, että moni tilitoimisto on erikoistunut yhteen ohjelmistoon, jota tarjoavat aina kaikille asiakkailleen.
Kun lähdet pohtimaan taloushallinnon ohjelmiston vaihtoa tai sähköistämään taloushallintoa nollasta, kannattaa muutamaan asiaan ainakin kiinnittää huomiota.
Tarvitaanko integraatioita?
Onko sinulla käytössä muita sähköisiä järjestelmiä, esimerkiksi kassajärjestelmää tai työajanseurantaa? Kenties joku tilauskanta tai muu ERP helpottamassa työskentelyäsi?
Hyvä taloushallinnon ohjelmisto voidaan integroida muihin yrityksen käyttämiin järjestelmiin, kuten CRM-ohjelmistoihin, palkanlaskentajärjestelmiin ja projektipohjaisiin työkaluihin, mikä helpottaa tietojen jakamista eri osastojen välillä ja parantaa tehokkuutta.
Kannattaakin siis tutkia, mihin järjestelmiin näistä ohjelmistoista löytyy jo valmiiksi integraatioita ellet ole valmis vaihtamaan koko palettia uusiksi. Toki integraatioita pystytään nykyään räätälöidystikin rakentamaan, kunhan on valmis siitä maksamaan. Eikä tietenkään kaikista järjestelmistä ole pakollistakaan löytyä yhteyksiä.
Ohjelmiston toiminnot
Millaisia toimintoja ohjelmistossa tarvitsee olla, esimerkiksi joukkolaskutusta tai lähetätkö kuukausittain aina samat laskut? Tarvitseeko useamman henkilön tarkistaa ostolaskuja?
Kaikissa järjestelmissä ei ole panostettu samoihin ominaisuuksiin, joten kannattaa miettiä tarkkaan, mihin tarvitset järjestelmään, että se helpottaa juuri sinun työntekoasi.
Ihan ensimmäisenä kannattaa istua oman kirjanpitäjäsi kanssa alas ja käydä läpi, pystyisikö nykyisestä ohjelmasta saamaan enemmän irti vaihtamalla ohjelmiston sisällä toiseen tuotepakettiin tai muuttamalla eli tehostamalla omaa tekemistä ohjelmistossa. Kirjanpitäjällä voi olla tiedossa niksejä, jotka ovat jääneet ohjelmistosta huomaamatta.
Jos olet vaihtamassa tilitoimistoa, kannattaa isoimpien taloushallinnon ohjelmistojen myyjiin olla yhteydessä ja pyytää esittelyä ohjelmistoista, esimerkiksi Netvisor, Procountor ja Fennoa. Esittelyissä voi huomata uusia ominaisuuksia, joita ei ole aikaisemmin tullut kaivanneeksi, mutta olisivat kuitenkin tarpeellisia ja helpottaisivat työmäärääsi.
Kokonaisuudessaan hyvä taloushallinnon ohjelmisto tarjoaa kattavan ja integroidun ratkaisun yrityksen taloushallinnon tarpeisiin, parantaen toiminnan tehokkuutta ja vähentäen virheiden riskiä. On myös tärkeää valita ohjelmisto, joka skaalautuu yrityksen tarpeiden mukaisesti ja tarjoaa riittävästi tukea ja koulutusta käyttäjille.
Myös me talouden ammattilaiset käydään yleensä kartoituspalavereissa läpi asiakkaiden toiveita ohjelmistoihin liittyen ja osataan neuvoa oikean ohjelmiston pariin. Joten asian tiimoilta voi olla meihinkin rohkeasti yhteydessä!